Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships) (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Пример схемы данных
Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных (Tools, Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Поэтому сюда будет включена, например, наша новая таблица "Список рассылки оповещений", которая была связана с таблицей "Клиенты" (Customers) с помощью Мастера подстановок.
Чтобы убрать какую-нибудь таблицу со схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и в контекстном меню выбрать команду Спрятать таблицу (Hide table). Например, на рис. 2.1 таблица "Список рассылки оповещений" скрыта.
Удаление таблицы со схемы данных не означает удаления ее из базы данных, просто она не присутствует на схеме.
Чтобы снова добавить в схему свернутую таблицу ("Список рассылки оповещений") или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:
- Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободному месте схемы данных и в контекстном меню выбрать команду Добавить таблицу (Show table).
2. В диалоговом окне Добавления таблицы (Show table) раскрыть вкладыш Таблицы (Tables), выбрать из списка таблицу "Список рассылки оповещений", и нажать кнопку Добавить (Add) (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Диалоговое окно Добавления таблицы
Если нужно добавить в схему несколько таблиц, придется повторить эту операцию для каждой таблицы. Нажать кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Добавления таблицы (Show table).
В этом случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.
Согласованные типы данных означает следующее: если ключевое поле имеет тип данных Счетчик (Autonumber), то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое (Long Integer). В других случаях типы данных должны просто совпадать.
Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь - графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетянуть поле в другую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Окно Изменение связей
Альтернативный вариант - выбрать команду Связи, Изменить связь (Relationships, Edit Relationships) в главном меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных (Relationships).
В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) можно выбрать со списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многих", то слева от списка Таблица/Запрос (Table / Query) выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/Запрос - подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже избранные, и нужно только определить правила ссылочной целостности.
Для этого устанавливают флажок Обеспечения целостности данных (Enforce Referential Integrity) и один или оба флажка: каскадное восстановление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records).
При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего нужно нажать кнопку Объединения (Join Type) и выбрать один из переключателей:
- Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;
- Объединение ВСЕХ записей с <имя первой таблицы> и только тех записей с <имя второй таблицы>, в которых связанные поля совпадают;
- Объединение ВСЕХ записей с <имя второй таблицы> и только тех записей с <имя первой таблицы >, в которых связанные поля совпадают.
По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку ОК.
Рис. 2.4. Диалоговое окно Параметры объединения
Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой Новое (Create New) и в окне Создания (Create New) ввести имена таблиц, которые связывают, и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку ОК.
После установки всех параметров связи необходимо нажать кнопку ОК в окне Параметры объединения (Edit Relationship) и закрыть окно Схема данных (Relationship), нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна.
